Comme mentionné dans ma chronique précédente, le déménagement ou le réaménagement des espaces de travail peut représenter un événement déstabilisant pour les employés et les gestionnaires. On parle dans bien des cas d’une opération à « haut risque » compte tenu des impacts et du stress qu’elle peut générer chez le personnel concerné.  

Est-ce possible d’aborder les changements d’aménagement plus sereinement? Oui, tout à fait, si l’on considère ce changement comme un projet de transformation de l’organisation et qu’on le gère comme tel, en s’armant notamment d’une « véritable » stratégie de gestion du changement.

Dans cet article, je vous présente les principaux éléments à prendre en compte lorsque vous entamez une démarche de déménagement ou un simple réaménagement sur un même site. Ces considérations vous aideront à mieux opérer le changement.

Impliquer les employés dans le design des concepts

Les coûts investis dans le plan de relocalisation ou de réaménagement des espaces sont souvent substantiels. Il est bien légitime de souhaiter un retour sur l’investissement par une qualité du travail augmentée et une plus grande productivité. Cet objectif aura cependant plus de chances d’être atteint si les employés sont associés en amont des décisions d’aménagement. Le choix du design demeure une étape cruciale et doit tenir compte de l’ADN de votre entreprise et de votre vision. À ce sujet, nous proposons la lecture de l’article suivant : La place d’un partenaire clé : Le designer d’intérieur.

Cette recommandation ne veut pas dire que les employés doivent décider de chaque détail du design. Mais comme ce sont eux qui occupent ces espaces, ils ont bien un mot à dire sur le meilleur moyen d’en tirer parti. Un plan d’aménagement qui ne tient pas compte de leurs besoins pourrait s’avérer inefficace en ce qui concerne le gain de productivité espéré. Sans compter l’impact négatif que cette situation pourrait entraîner sur la motivation et l’adhésion des troupes à l’endroit des changements à venir.

Faire vivre le rêve

Une fois le design bien campé, je vous propose de présenter régulièrement à votre personnel les images du futur emplacement et des nouveautés positives qu’il comporte. Faites-les rêver! Plus tôt un employé arrive à se projeter dans son nouvel environnement, plus rapide sera l’appropriation du changement.

Instaurer un dialogue régulier avec les employés

L’important dans un changement est d’être capable d’adresser les préoccupations au moment où elles surviennent plutôt que d’attendre l’escalade. Pour se faire, il est suggéré de communiquer fréquemment sur le projet d’aménagement (pas toutes les semaines mais à une fréquence raisonnable).

Il est aussi bénéfique d’écouter ce qui se dit sur le terrain. Les discussions de corridor ou de plancher vous serviront de guide dans la gestion des préoccupations de vos équipes et vous donneront de précieux conseils sur vos communications à venir. Une intervention rapide sur les rumeurs et les perceptions vous évitera de combattre la spirale négative qui s’installe lorsque les préoccupations ne sont pas gérées au fur et à mesure d’un projet.

Le projet n’est pas le déménagement ou le réaménagement

Le réaménagement du milieu de travail s’inscrit généralement dans un objectif organisationnel plus vaste. Il est souvent le prétexte pour arriver à atteindre cet objectif. Les motifs peuvent être l’optimisation des coûts de loyer, l’émergence d’une culture de créativité et d’innovation, de devenir un employeur attrayant, la rétention de la main d’œuvre ou encore d’augmenter l’efficacité et la performance par une meilleure fluidité de l’information.

Bref, l’essentiel est de bien camper votre vision organisationnelle et de s’assurer que le projet de déménagement ou le réaménagement colle à cette vision. Cela donne du sens aux changements à venir et les employés seront ainsi plus enclins à les accepter.

Le vrai projet débute la journée du déménagement

Bon nombre d’entreprise que nous avons accompagnés estiment la date de fin du projet à la journée du déménagement. D’un point de vue de gestion de projet 101, ce n’est pas faux! Mais, d’un point de vue de changement ou de transformation organisationnelle, c’est plutôt le contraire. Tout commence au Jour 1 du déménagement.

Il y a, bien sûr, d’autres éléments à considérer lors d’un déménagement ou un changement dans les espaces de travail, mais en mettant en œuvre ces conditions gagnantes, vous aurez assurément une longueur d’avance vers une transition réussie et harmonieuse.

Pour en savoir plus sur la gestion du changement en contexte de déménagement ou réaménagement des espaces de travail : info@evoluo.ca