Une usine québécoise souhaitait investir dans les technologies numériques avec l’acquisition d’un système ERP.
Objectifs? Revoir les processus internes de production et améliorer le traitement des données, notamment pour ce qui a trait à la gestion des stocks et à la facturation[SH1] .
En bref, il s’agissait de limiter le travail en silo pour favoriser une meilleure collaboration entre les départements de l’usine.
Les gestionnaires savaient qu’il fallait limiter les impacts potentiellement négatifs sur les employés, mais par où commencer?
Quelles interventions?
Voici des exemples d’interventions concrètes que nous avons effectuées auprès de ce client.
En matière de communication
• Organiser des ateliers de travail :
o Un atelier « Vision » : définir une vision claire, commune, et partagée du projet.
o Un atelier « Préoccupations » : trouver les bonnes réponses en lien avec les préoccupations des employés et alimenter la FAQ.
o Un atelier « Démarrage » : initier le lancement du projet avec les gestionnaires et les employés, valider la vision commune, et faire le point sur les préoccupations.
• Impliquer les employés pour trouver un nom au projet et présenter son état d’avancement de façon périodique à l’aide d’un visuel (p. ex. : un baromètre projet).
En matière de formation
• Inclure les employés aux tests du systèmes afin de les familiariser d’avance sur les nouvelles façons de faire.
• Identifier les processus qui vont changer, les écarts de connaissances et de compétences, et concevoir de formations sur les nouvelles façons de faire.
• Mettre en place des jumelages entre les employés les plus « à l’aise » avec le nouveau logiciel et ceux ayant plus de difficultés pour l’utiliser.
En matière d’adhésion du personnel
• Souligner les « bons coups » de l’équipe projet lors des rencontres de suivis.
• S’assurer que les équipes dédiées au projet soient libérés ou remplacées dans leurstâches régulières pour pouvoir se consacrer au projet.
• Célébrer le succès du projet avec de petits événements (souper d’équipe, diner pizza, etc.).
Quels retours sur investissement?
Voici des exemples de retours sur investissement axés sur l’adhésion du personnel, la productivité et la compétitivité.
Adhésion du personnel
• Les employés ont globalement estimé que le changement leur a été clairement expliqué. Leur compréhension du projet a permis de valider sa pertinence;
• Bien qu’il y ait eu une courbe d’apprentissage ou certains se sont sentis moins performants, celle-ci a été beaucoup moins longue et stressante qu’anticipé;
• Les employés se sont déclarés plus mobilisés et valorisés dans leur travail, notamment parce qu’il y avait moins de tâches manuelles à effectuer (plus de sentiment d’efficience et d’efficacité).
• Ils se sont sentis appuyés par l’équipe projet et les gestionnaires, par les communications, et leurs préoccupations écoutées pendant les différentes étapes (surtout après le « go-live » dans la période de turbulences).
Productivité
• Il a été démontré que l’utilisation du nouveau système ERP permettait d’effectuer des gains de productivité en accord avec les objectifs stratégiques déterminés.
Compétitivité
• Les retours positifs des clients de l’entreprise ont contribué à renforcer l’image de marque de l’entreprise : innovante, performante, avec une forte capacitéd’adaptation, ouvrant des perspectives significatives de développement de marchés.