Gérer le changement en contexte de déménagement ou de réaménagement des espaces de travail – Partie 2

Comme mentionné dans ma chronique précédente, le déménagement ou le réaménagement des espaces de travail peut représenter un événement déstabilisant pour les employés et les gestionnaires. On parle dans bien des cas d’une opération à « haut risque » compte tenu des impacts et du stress qu’elle peut générer chez le personnel concerné.  

Est-ce possible d’aborder les changements d’aménagement plus sereinement? Oui, tout à fait, si l’on considère ce changement comme un projet de transformation de l’organisation et qu’on le gère comme tel, en s’armant notamment d’une « véritable » stratégie de gestion du changement.

Dans cet article, je vous présente les principaux éléments à prendre en compte lorsque vous entamez une démarche de déménagement ou un simple réaménagement sur un même site. Ces considérations vous aideront à mieux opérer le changement.

Impliquer les employés dans le design des concepts

Les coûts investis dans le plan de relocalisation ou de réaménagement des espaces sont souvent substantiels. Il est bien légitime de souhaiter un retour sur l’investissement par une qualité du travail augmentée et une plus grande productivité. Cet objectif aura cependant plus de chances d’être atteint si les employés sont associés en amont des décisions d’aménagement. Le choix du design demeure une étape cruciale et doit tenir compte de l’ADN de votre entreprise et de votre vision. À ce sujet, nous proposons la lecture de l’article suivant : La place d’un partenaire clé : Le designer d’intérieur.

Cette recommandation ne veut pas dire que les employés doivent décider de chaque détail du design. Mais comme ce sont eux qui occupent ces espaces, ils ont bien un mot à dire sur le meilleur moyen d’en tirer parti. Un plan d’aménagement qui ne tient pas compte de leurs besoins pourrait s’avérer inefficace en ce qui concerne le gain de productivité espéré. Sans compter l’impact négatif que cette situation pourrait entraîner sur la motivation et l’adhésion des troupes à l’endroit des changements à venir.  

Faire vivre le rêve

Une fois le design bien campé, je vous propose de présenter régulièrement à votre personnel les images du futur emplacement et des nouveautés positives qu’il comporte. Faites-les rêver! Plus tôt un employé arrive à se projeter dans son nouvel environnement, plus rapide sera l’appropriation du changement.

Instaurer un dialogue régulier avec les employés

L’important dans un changement est d’être capable d’adresser les préoccupations au moment où elles surviennent plutôt que d’attendre l’escalade. Pour se faire, il est suggéré de communiquer fréquemment sur le projet d’aménagement (pas toutes les semaines mais à une fréquence raisonnable).

Il est aussi bénéfique d’écouter ce qui se dit sur le terrain. Les discussions de corridor ou de plancher vous serviront de guide dans la gestion des préoccupations de vos équipes et vous donneront de précieux conseils sur vos communications à venir. Une intervention rapide sur les rumeurs et les perceptions vous évitera de combattre la spirale négative qui s’installe lorsque les préoccupations ne sont pas gérées au fur et à mesure d’un projet.

Le projet n’est pas le déménagement ou le réaménagement

Le réaménagement du milieu de travail s’inscrit généralement dans un objectif organisationnel plus vaste. Il est souvent le prétexte pour arriver à atteindre cet objectif. Les motifs peuvent être l’optimisation des coûts de loyer, l’émergence d’une culture de créativité et d’innovation, de devenir un employeur attrayant, la rétention de la main d’œuvre ou encore d’augmenter l’efficacité et la performance par une meilleure fluidité de l’information.

Bref, l’essentiel est de bien camper votre vision organisationnelle et de s’assurer que le projet de déménagement ou le réaménagement colle à cette vision. Cela donne du sens aux changements à venir et les employés seront ainsi plus enclins à les accepter.

Le vrai projet débute la journée du déménagement

Bon nombre d’entreprise que nous avons accompagnés estiment la date de fin du projet à la journée du déménagement. D’un point de vue de gestion de projet 101, ce n’est pas faux! Mais, d’un point de vue de changement ou de transformation organisationnelle, c’est plutôt le contraire. Tout commence au Jour 1 du déménagement.

Il y a, bien sûr, d’autres éléments à considérer lors d’un déménagement ou un changement dans les espaces de travail, mais en mettant en œuvre ces conditions gagnantes, vous aurez assurément une longueur d’avance vers une transition réussie et harmonieuse.

Pour en savoir plus sur la gestion du changement en contexte de déménagement ou réaménagement des espaces de travail : info@evoluo.ca

Gérer le changement en contexte de déménagement ou de réaménagement des espaces de travail – Partie 1

Les tendances actuelles en management sont à l’ouverture, à la collaboration et à la créativité.  Pour plusieurs entreprises, cela signifie revoir leur espace de travail. Déménagement dans de nouveaux locaux, abaissement des cloisons entre les bureaux, organisation du travail en îlot d’équipes naturelles, absence de places attitrées… Plusieurs choix sont possibles pour ceux qui désirent optimiser leur lieu de travail.

Facteur de stress, vraiment?

Malgré ses objectifs louables, un projet d’aménagement ou de relocalisation n’est pas un événement banal dans la vie d’un employé. Tel que je le mentionnais dans un précédent article, les changements apportés à l’environnement de travail représentent un grand stresseur pour plusieurs. Récemment, dans le cadre d’une restructuration majeure, j’écoutais les préoccupations du personnel et je fus étonné d’entendre une ressource qui se demandait où son poste de travail allait être situé avant même de souhaiter savoir qui allait devenir son prochain patron!  Cet exemple illustre bien l’importance et l’appartenance des employés envers leur espace de bureau.

Changer de lieu ou voir modifier son espace de travail est une source d’inquiétude parce qu’il est synonyme d’une perte de repères. Comment les espaces vont être alloués? Sur la base de quels critères? Qui sera mon voisin de travail? Vais-je avoir un poste à moi avec mes équipements actuels? Vais-je conserver ma fenêtre (si chèrement acquise au fil de l’ancienneté)? Des questions qui émergent spontanément et d’autant plus légitimes que le lieu de travail reste un espace de socialisation où la majorité d’entre nous passons davantage de temps qu’à tout autre endroit.

Qu’en est-il des gestionnaires?

Il ne faudrait pas non plus sous-estimer l’impact d’un tel changement chez les gestionnaires. Un nouvel aménagement peut signifier la perte d’un espace fermé au profit d’un espace ouvert ou vitré, de bureaux pour recevoir des employés ou d’intimité pour gérer les cas difficiles. Ces situations sont généralement vécues par les gestionnaires comme une perte de pouvoir et de statut. Je dirais même que l’écart entre la situation actuelle et celle post-aménagement est souvent plus grand pour les gestionnaires que pour les employés.

Rien de moins qu’un projet de transformation!

Le bien-être et la qualité de vie au travail sont des facteurs déterminants dans la productivité des organisations. Dans les facteurs de bien-être, les aménagements et les équipements des espaces de travail jouent un rôle bien plus important qu’on ne peut le penser. Les changements qui touchent ces aspects sont déstabilisants et générateurs de stress tant pour les gestionnaires que pour les employés.

Les projets de réaménagement ou de déménagement sont, en réalité, des projets de gestion du changement et doivent être gérés comme tels. Pour réussir, il faut donc faire appel aux stratégies gagnantes utilisées pour mener à bien n’importe quelle transformation.

Un prochain article est en préparation dans lequel je vous présenterai les éléments clés que je recommande d’appliquer lors d’un déménagement ou d’un réaménagement afin que les employés perçoivent ces changements comme un gain et, plus même, comme une opportunité d’évoluer différemment dans l’organisation.

« Fehler lernen »

Pour cette chronique, j’ai décidé de m’inspirer de mon ami Jean-François Bertholet et d’utiliser moi aussi un mot allemand pour expliquer une réalité. Après sa référence au schadenfreude (une sorte de plaisir à voir les autres subir des revers), je vous présente le fehler lernen, qui signifie apprendre de ses erreurs.

On enseigne à nos enfants à apprendre de leurs erreurs. L’adage populaire veut qu’il soit permis de faire une erreur mais pas de la répéter. En général, on tire des leçons de nos mauvais pas. On grandit, on devient meilleur et on gagne en maturité. L’expérience amène souvent à faire de meilleurs choix par la suite.

Bien que l’importance de ne pas répéter les mêmes erreurs soit évidente, les entreprises semblent avoir de la difficulté à en tenir compte. Dans le monde des affaires, les erreurs sont parfois fort coûteuses et peuvent mener à la disparition d’une entreprise. En 2011, on observait qu’entre 40% et 80% des changements n’atteignaient pas leurs objectifs ou se soldaient par des échecs. Une étude de 2017 montre que le taux d’échec moyen est de 50%.  Force est de constater que la situation a peu changé ces dernières années.

Récemment, lors d’un événement sur la transformation numérique, les responsables de nombreuses entreprises m’ont fait cette réflexion : ils savent que le taux d’échec des transformations est élevé mais ils sont convaincus que là où les autres échouent, eux réussiront, même sans accompagnement particulier. Autrement dit, ils ressentent un sentiment d’invulnérabilité même si autour d’eux de nombreuses autres entreprises subissent des revers lors de leur transformation.  Schadenfreude ou fehler lernen?

Fehler lernen ou plutôt ne pas apprendre de ses erreurs ! Lorsqu’on analyse les causes des échecs des transformations, on constate sans surprise que ce sont toujours et encore les mêmes. La panification de la transformation, qu’elle soit numérique, organisationnelle ou autre, est presque systématiquement mise de côté. L’accent est mis sur la techno et très peu sur l’humain.

Avec un peu de recul, nous avons la possibilité d’apprendre de ces erreurs et de ne pas les répéter. Comme lorsque nous étions enfant. Nous pouvons corriger le tir et faire baisser cette affreuse statistique d’échec.

Si, pour chaque dollar investi en technologie ou en projet de transformation, seulement quelques cents allaient aux facteurs RH, que ce soit dans le développement des talents, la mobilisation, la planification ou la prise en compte du point de vue employés, je suis convaincu que nous pourrions abaisser cette statistique et dire que nous avons appris de nos erreurs.

Fehler Lernen.